PowerPoint- Dicas Úteis Para o Seu Dia a Dia

Dicas Para PowerPoint.

20 dicas para você elaborar uma apresentação PowerPoint de forma mais fácil.

O PowerPoint é o programa mais lembrado quando o assunto é apresentação de slides.

Na escola, na faculdade, no trabalho, ou até mesmo em casa, o uso do PowerPoint é muito comum.

Por Isso pesquisamos e testamos algumas dicas para melhorar a sua experiência com o PowerPoint.

As dicas apresentadas abaixo foram testadas e validadas no PowerPoint 2003 e no PowerPoint 2007 em português do Brasil. Confira.

1 – Inicie o modo apresentação imediatamente.

Se você salvar seu arquivo do PowerPoint usando a opção de salvamento padrão (extensão .ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extensão .pptx na versão 2007), o programa sempre o abrirá de forma que você possa editá-lo.

Porém, você pode fazer com que o PowerPoint inicie a apresentação dos slides imediatamente, assim que o arquivo for aberto. Para isso, faça o seguinte:

– No PowerPoint 2003, vá ao menu Arquivo, escolha Salvar como e, no campo Salvar como tipo: da janela que surgir, escolha a opção Apresentação do PowerPoint. Note que o arquivo ficará com a extensão .pps;

– No PowerPoint 2007, clique no botão Office (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opção Salvar como e, por fim, o item Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .ppsx.





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2 – Volte ao início da apresentação rapidamente.

Suponha que você tem uma apresentação com 30 slides e, lá pelo décimo slide, descobre que necessita, por algum motivo, começar a apresentação novamente. Para voltar ao início (ao primeiro slide), simplesmente pressione os botões esquerdo e direito do mouse ao mesmo tempo por dois segundos.

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3 – Oculte a apresentação sem sair do PowerPoint.

Durante a apresentação de slides, você pode deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca.

Esse recurso é útil para, por exemplo, fazer os expectadores volte atenção em algo que você tem em mãos.

Para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado;

Para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado.

Para voltar à apresentação de onde ela parou, simplesmente pressione qualquer tecla.

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4 – Utilizar o slide em formato retrato.

Se você necessita gerar uma apresentação no formato retrato, o PowerPoint é capaz sim de gerar slides na orientação retrato:

– No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Configurar página. Na janela que surgir, escolha a orientação Retrato no campo Slides;

– No PowerPoint 2007, vá ao menu Design e, na opção Orientação do Slide, escolha Retrato.

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5 – Evite imagens ou arquivos corrompidos.

Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso “copiar e colar”.

A princípio, isso pode não trazer nenhum problema, mas se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo.

Para diminuir as chances desses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta:

– No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, vá ao diretório onde a figura está armazenada e selecione-a;

– No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir e clique no botão Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a.

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6 – Crie álbuns de fotografia.

O PowerPoint permite a criação de álbuns de fotografia de maneira descomplicada e em poucos minutos. Para isso:

– No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Novo Álbum de fotografias.

Na janela que abrir, clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos.

Note que você pode selecionar todas as imagens do diretório.

Quando esse processo for concluído, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer ver uma ou mais fotos por slide;

– No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir, clique em Álbum de Fotografias e, por fim, em Novo Álbum de Fotografias.

Clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos.

Note que você pode selecionar todas as imagens de uma só vez. Feita a seleção, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum.

No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer uma ou mais fotos por slide.

Note que também há um botão que permitir exibir slides abaixo da fotografia e outro que faz com que as imagens fiquem todas em preto e branco.

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7 – Escolha Fontes Adequadas.

Você criou uma apresentação muito legal, mas ao abri-la em outro computador, percebeu que uma das fontes que escolheu é diferente.

Isso certamente ocorreu porque essa fonte não está instalada no computador em questão.

Para evitar problemas desse tipo, utilize apenas fontes que você sabe serem comuns, como Arial, Verdana, Times New Roman e Tahoma.

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8 – Mude a posição dos slides rapidamente.

Precisa mudar a posição de algum slide? É fácil:

– No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de Slides (ou clique no botão Modo de Classificação de Slides). Na tela que surgir, basta arrastar com o mouse o slide para posição desejada;

– No PowerPoint 2007, clique no botão Classificação de Slides ou vá ao menu Exibição e escolha o referido botão. Agora, basta arrastar com o mouse qualquer slide para a posição que quiser.

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9 – Evite inserir muito texto.

Numa apresentação, não é conveniente exibir slides com muito texto.

A melhor opção é inserir apenas tópicos que dão destaque ao que você vai abordar.

No entanto, se a inserção de textos longos realmente for necessária, divida-o em vários slides, já que mantê-lo em um slide só exigirá um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem está longe da tela.

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10 – Movimentar itens nos slides com precisão.

Se você inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicioná-lo de maneira precisa. Uma das formas para isso é selecionar o item e movimentá-lo usando as teclas de seta do teclado.

Porém, essas teclas fazem com que o objeto dê pequenos “pulos” para se movimentar.

Para fazer com que o item se mova de forma contínua, sem os pequenos pulos, selecione-o e utilize as teclas de seta mantendo o botão Ctrl do teclado pressionado.

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11 – Utilize caracteres e símbolos especiais.

Precisa inserir caracteres ou símbolos especiais, como euro, sinal de desigualdade, copyright, entre outros? É fácil:

– Na versão 2003, clique em uma caixa de texto qualquer ou insira uma e vá em Inserir / Símbolo. Agora, escolha o caractere que quiser;

– No PowerPoint 2007, insira uma caixa de texto ou crie uma, vá em Inserir e clique no botão Símbolo. Em seguida, basta selecionar o caractere desejado e clicar em Inserir.

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12 – Salvar seus slides como imagem.

Se Você precisa que os slides de sua apresentação sejam salvos como imagem faça o seguinte.

– No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Salvar como e, no campo Salvar como tipo:, escolha um dos formatos de imagem disponíveis: GIF, JPEG, PNG, TIFF ou BMP;

– Na versão 2007 do PowerPoint, clique no botão Office, vá em Salvar Como e selecione Outros Formatos. Depois, escolha um dos tipos de imagem disponíveis (são os mesmos da versão 2003).

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13 – Use grades para alinhar melhor os itens do slide.

Se os slides de sua apresentação forem muito detalhados, talvez o uso de grades lhe ajude a posicionar melhor todos os itens.

Para ativar essa opção, clique com o botão direito do mouse sob o slide atual e escolha a opção Grades e Guias.

Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela.

Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário.

As grades servem apenas para ajudá-lo no posicionamento dos itens, por isso, não aparecerão durante a apresentação.

O procedimento acima vale para ambas as versões do PowerPoint tratadas nesta página.

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14 – “Escreva” no slide durante a apresentação.

Se você quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentação, basta clicar com o botão direito do mouse no slide e escolher Opções de ponteiro.

Nesse menu, escolha uma caneta ou o marca-texto.

Agora, você poderá “rabiscar” o slide e fazer os destaques que quiser.

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15 – Movimente slides de uma apresentação para outra.

Para movimentar um slide entre apresentações, siga os passos abaixo:

No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de slides.

Faça isso nas duas apresentações. Em seguida, vá ao menu Janela e clique em Organizar todas.

Ambas as apresentações serão exibidas ao mesmo tempo, lado a lado. Agora, basta arrastar os slides que quiser de uma para a outra;

– Na versão 2007, vá em Exibição e clique no botão Classificação de Slides. faça esse procedimento nos dois arquivos. Depois, ainda em Exibição, vá à área Janela e clique em Organizar todas.

Observe que o PowerPoint exibirá ambos os arquivos ao mesmo tempo, um ao lado do outro. Agora, basta arrastar os slides desejados de uma apresentação para a outra.

Apresentações lado a lado: basta arrastar os slides de um lado para o outro.

Para fazer com que o PowerPoint volte a exibir uma apresentação por vez, basta clicar no botão Maximizar (o botão do meio dos três que aparecem no canto superior direito) de qualquer arquivo.

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16- Inserir Sons na Apresentação.

Para inserir um som (midi –  wave – mp3) numa apresentação Power Point proceda assim:

Abra uma apresentação em branco.

Na BARRA DE MENUS clique em INSERIR.

Aponte o cursor sobre FILMES E SONS.

Clique sobre SOM DE ARQUIVO……..

Abre-se uma caixa de diálogo com o título INSERIR SOM.

Nela selecione o arquivo de som que deseja incorporar na apresentação.

Clique em OK.

Aparece o ícone de um alto-falante e abre-se uma nova caixa de diálogo onde lhe é feita a pergunta se deseja que o som seja reproduzido automaticamente durante a apresentação ou apenas quando fizer clique sobre o ícone.

Responda SIM ou Não conforme preferir.

Salve a apresentação no formato .PPS

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17- Inserir Animações na Apresentação.

Para inserir uma animação (gif – avi – mpeg) numa apresentação Power Point proceda assim:

Abra uma apresentação em branco.

Na BARRA DE MENUS clique em INSERIR.

Aponte o cursor sobre FILMES E SONS.

Clique sobre FILME A PARTIR DE ARQUIVO……

Abre-se uma caixa de diálogo com o título INSERIR FILME.

Nela seleccione o arquivo de animação que quer incorporar na apresentação.

Clique em OK.

Pode ser, ou não, automaticamente aberta uma nova caixa de diálogo onde lhe é feita a pergunta se deseja que a animação seja reproduzida automaticamente durante a apresentação ou apenas quando fizer clique sobre ela. Responda SIM ou Não conforme preferir.

Salve a apresentação no formato PPS.

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18- Teclas de atalho para trabalhar com Apresentações.

  • CTRL+O- Criar uma nova apresentação
  • CTRL+M- Inserir um novo diapositivo
  • CTRL+D- Fazer uma cópia do diapositivo selecionado
  • CTRL+A- Abrir uma apresentação
  • CTRL+W- Fechar uma apresentação
  • CTRL+P- Imprimir uma apresentação
  • CTRL+G- Guardar uma apresentação
  • F5- Executar uma apresentação
  • ALT+F4- Sair do PowerPoint
  • CTRL+L- Localizar texto, formatação e itens especiais
  • CTRL+U- Substituir texto, formatação específica e itens especiais
  • CTRL+K- Inserir uma hiperligação
  • F7- Verificar a ortografia
  • ESC- Cancelar uma ação
  • CTRL+Z- Anular uma ação
  • F4- Refazer ou repetir uma ação
  • F6- Mudar para o painel seguinte (no sentido dos ponteiros do relógio)
  • SHIFT+F6- Mudar para o painel anterior (no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio)

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19- Escolha cores básicas.

Use cores claras e escuras simples. Texto excepcionalmente claro pode cansar a leitura, portanto use essas cores de forma moderada.

Texto escuro em um fundo claro ou texto claro em um fundo escuro funcionam bem.

Evite também usar gradientes, que podem dificultar a leitura do texto.

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20- Evite usar vários estilos diferentes.

Três das formas mais fáceis e mais eficientes de chamar a atenção para o texto são: negrito, itálico ou uma alteração de cor.

Nossos olhos são naturalmente direcionados para coisas que se destacam, mas use com moderação.

O uso de vários estilos diferentes pode fazer com que o slide pareça muito cheio e confuso.

Estão aí, 20 dicas para você aproveitar melhor o uso do PowerPoint e conseguir resultados surpreendentes em suas apresentações, sucesso.

 




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